Au même titre que la transformation digitale, dont elle est l’un des principaux piliers, la dématérialisation permet aux entreprises, mais aussi aux collectivités, de gagner en compétitivité. Au menu : gain de temps et de performance, simplification des process, réduction des coûts, meilleure traçabilité… On fait le point !
Pourquoi dématérialiser ?
Les avantages à se lancer dans une démarche de dématérialisation ne manquent pas, surtout à l’ère du tout numérique dans laquelle nous vivons. L’une des raisons principales qui poussent les organisations à dématérialiser ou à numériser leur process reste le gain de temps évident que permet cette démarche. D’ailleurs, aujourd’hui, tout le monde s’y met… même l’Etat, historiquement associé aux lenteurs en tous genres et à la bureaucratie endémique. Ce n’est plus le cas depuis que les pouvoirs publics ont engagé un vaste chantier de dématérialisation de l’état civil, et notamment des actes de naissance (plus d’infos à ce sujet sur Mon Acte de Naissance), toujours pour les mêmes raisons : gain de temps et d’argent.
Revenons un peu aux entreprises, et plus précisément au temps qu’elles gagnent à dématérialiser leurs documents et leurs process. Travailler sur des supports numériques en remplacement du papier permet de communiquer, d’échanger plus rapidement entre collaborateurs ou avec les clients. C’est une évidence. En voici une autre : on ne peut plus faire l’économie de la réactivité dans le monde des affaires… pas à l’époque du Big Data, du machine learning et du deep learning. Et qui dit économie de temps, dit économie d’argent. A son niveau le plus basique, la dématérialisation permet de remplacer les documents papier par leur version numérique. Poussée à l’échelle des process, la démarche permet de faire des économies à tous les niveaux de l’entreprise, à la fois directes et indirectes. A ces économies financières viennent s’ajouter des économies de ressources et d’énergie. Résultat : la dématérialisation est bonne pour l’environnement !
Certes, les principales raisons qui poussent les entreprises à opérer leur mue digitale sont d’ordre économique. La bonne nouvelle est que la démarche est aussi écolo-responsable, ce qui est d’ailleurs un argument marketing de taille sur lequel les marques « écolo-responsables » n’hésitent pas à surfer.
Dématérialiser pour le bien de la planète
Voici une estimation qui donne à réfléchir : grâce à la dématérialisation, la consommation de papier a baissé de plus de 3 % au niveau mondial entre 2010 et 2016. Ce n’est pas assez, mais c’est déjà ça. Certaines habitudes des salariés ont la peau dure, mais à force de sensibilisation, la donne change. La culture ambiante, principalement portée par les milléniaux, implique de nouvelles habitudes de consommation, de nouvelles méthodes de travail et une écoresponsabilité retrouvée. Il faut dire que l’Etat, pour une fois, a suivi, à grand renfort de campagnes de sensibilisation, et en dématérialisant lui-même nombre de démarches administratives.
Dématérialisation et conduite du changement
La dématérialisation est donc un gain considérable, à la fois pour l’entreprise, le consommateur et le citoyen… mais ce n’est pas pour autant qu’elle est simple à mettre en place. Comme tout projet de transformation, la dématérialisation nécessite une conduite du changement auprès des utilisateurs, les premiers acteurs et concernés par le projet. La règle d’or de la transformation digitale est de donner la priorité à l’humain. Dans le monde de l’entreprise, la dématérialisation passe donc par un accompagnement des collaborateurs, en les impliquant à tous les stades du projet de transformation. Il faut également prêter une attention toute particulière aux collaborateurs qui risquent de faire de la « résistance » au changement, notamment s’ils sont perturbés par le numérique et qu’ils craignent de perdre pied.
L’exemple à ce niveau est donné par le secteur financier. Les banques et les assurances ont en effet depuis longtemps amorcé le virage numérique. Ce sont aujourd’hui les pionniers de la dématérialisation, les champions incontestés de la démarche en ligne. Pour souscrire une assurance, nul besoin de se rendre physiquement dans une agence. Cela s’applique aussi aux banques, qui deviennent de plus en plus des banques digitales, partiellement ou exclusivement.
